Veilig videobellen. Hoe doe je dat?

Hulp nodig bij het veilig videobellen?
Neem dan contact met ons op!

In deze tijd van thuiswerken maken we ook zakelijk veel gebruik van videobellen. Eén-op-één of met een groep. Er zijn inmiddels zeer veel programma’s beschikbaar (Skype, Whatsapp, Teams, Zoom, Hangouts, Jitsi, Facetime, Duo, RingCentral, Zoho, Click, GoTo, ezTalks, etc.). Handig, maar er zitten wel wat addertjes onder het veiligheidsgras. In dit artikel zet ik een aantal do’s en don’ts op een rijtje. Tot slot ga ik in op een aantal van de meest populaire applicaties van dit moment.

• Privacy 

  Lang niet alle programma’s voor videobellen zijn even goed in het beveiligen van privacygevoelige gegevens. Dit geldt voor zowel gegevens die voor het gebruik worden opgeslagen als tijdens de videomeeting worden besproken. Zeker programma’s van buiten de EU verzamelen veel informatie zonder dit te melden. 

  • Welke privacyvoorwaarden hanteert de leverancier? Binnen Europa dient de leverancier zich te houden aan de GDPR (in Nederland: AVG). Leveranciers van buiten de EU (vaak: USA) kennen vaak veel soepelere (lees: slechtere) privacyvoorwaarden.
  • Vermeld bij het registreren voor een app alleen de meest noodzakelijke gegevens: gebruikersnaam, e-mailadres & wachtwoord. Meer is vaak onnodig en ongewenst.
  • Veel applicaties maken het mogelijk om opnames te maken. Zorg vooraf voor toestemming van alle betrokkenen om deze opnames te maken.
    Let vervolgens op waar de opnames worden opgeslagen: zorg ervoor dat ze niet publiekelijk toegankelijk zijn! O.a. opnames gemaakt met Zoom zijn eenvoudig terug te vinden.

• Beveiliging
  Let goed op welke vertrouwelijke zaken je bespreekt tijdens een videomeeting. Niet alles is zo veilig als je denkt.
  • Zorg voor een beveiligde login die alleen geautoriseerde gebruikers toegang verleent tot het videogesprek.Hoe het niet moet: maak niet de fout die de Engelse Minister President maakte op 31 maart:
    Een afbeelding van je “Zoom”-scherm twitteren met daarop linksboven duidelijk in beeld het call-id. Zonder aanvullende beveiliging maakt dit hackers mogelijk om in te breken in de videocall. Dit wordt inmiddels “zoombombing” genoemd en is de reden waarom veel scholen en overheden inmiddels Zoom niet meer gebruiken. Let er dus op dat de beveiligingsinstellingen van de applicatie goed zijn ingesteld voordat je deze gaat gebruiken.
  • Zeker als er vertrouwelijke zaken worden besproken is versleuteling van de verbinding tussen de gebruikers noodzakelijk. Deze “end-to-end encryptie” is lang niet bij alle applicaties goed geregeld.
  • Let op de achtergrond van de deelnemers: zorg dat er geen vertrouwelijke informatie in beeld komt.
  • Schakel schermdelen standaard uit. Alleen de voorzitter van de vergadering moet de mogelijkheid hebben om dit aan te zetten. Hiermee voorkom je dat een gebruiker per ongeluk zijn scherm deelt.
  • Let op bij het delen van links tijdens de vergadering: zorg ervoor dat deze niet verwijzen naar documenten op je eigen computer.

• Applicaties
  • Whatsapp
    Bijna iedereen heeft inmiddels wel whatsapp op zijn of haar telefoon staan. Voor (korte) gesprekken is het mogelijk om met maximaal 4 deelnemers in een groep te bellen. Nadeel: de videobelfunctie is niet beschikbaar voor een computer.
  • Skype
    Standaard onderdeel van Windows10. Is prima geschikt voor recht-toe-recht-aan videogesprekken. In Skype is het mogelijk om groepsgesprekken tot 25 deelnemers aan te maken. Iedereen moet dan natuurlijk wel Skype hebben geïnstalleerd / geactiveerd. Hiervoor heb je een Microsoft-account nodig.
  • Zoom
    In deze tijd een snel populair geworden app voor zowel computer als telefoon met zeer veel mogelijkheden.
    De populariteit van Zoom neemt echter ook weer zeer snel af door de vele veiligheidsissues die de laatste weken zijn gerapporteerd.
    De gratis versie van Zoom heeft een aantal beperkingen (groepsgesprek max. 40 minuten).
    Mijn advies: als het even kan niet (meer) gebruiken.
  • Hangouts (Google)
    Beschikbaar voor zowel computers als smartphones. Videogesprekken zijn mogelijk tot maximaal 10 deelnemers. Voor het gebruik van Hangouts heb je een Google account nodig.
  • Teams (Microsoft)
    Dit is de opvolger van Skype for business en is onderdeel van de meeste versies van Office365. Dit is tegelijkertijd ook het nadeel van Teams: zonder Office365 account is Teams niet te gebruiken.

Naast de genoemde programma’s zijn er nog veel meer apps die videobellen mogelijk maken (Jitsi, Facetime, Duo, RingCentral, Zoho, Click, GoTo, ezTalks, etc.). Voldoen de bovengenoemde niet dan kan hier naar gekeken worden. Ik heb mij voor nu beperkt tot genoemde applicaties.